uu77

Vraag, melding of klacht

Elke medewerker kan terecht bij de ombudsfunctionaris met een vraag, een melding of een klacht over het gedrag van welke aard dan ook van een andere medewerker of van een organisatieonderdeel. Dit contact is vertrouwelijk en kan ook anoniem plaatsvinden.

Door middel van een adviesgesprek, informatie geven, eventueel doorverwijzen of bemiddelen zal de ombudsfunctionaris in eerste instantie werken aan een informele probleemoplossing om een formele (klachten)procedure te voorkomen.

De behandeling van een klacht door de ombudsfunctionaris leidt tot een onderzoek, een rapportage en een oordeel conform de Regeling Ombudsfunctionaris. De ombudsfunctionaris kan geen bindende uitspraken doen.

De Ombudsfunctionaris

• kan adviseren, verwijzen, bemiddelen, onderzoeken en oordelen;
  - een adviesgesprek is vertrouwelijk en kan anoniem
  - als een adviesgesprek niet de oplossing brengt dan is bemiddeling tussen de betrokken partijen door de ombudsfunctionaris mogelijk
• is onafhankelijk, onpartijdig en heeft eigen onderzoeksbevoegdheid;
  - de ombudsfunctionaris heeft een signalerende rol en kan op eigen initiatief onderzoek doen naar mogelijke structurele problemen in (personeels)beleid en/of de uitvoering daarvan, al dan niet n.a.v. meldingen.
• is niet bevoegd op te treden in een kwestie die bij een rechter ligt of waarin een rechterlijke uitspraak is gedaan.
• is niet bevoegd klachtonderzoek te doen indien een formele klachtprocedure elders geregeld is.

Verschil ombudsfunctionaris en vertrouwenspersonen

Het grootste verschil: de vertrouwenspersoon is gericht op de individuele melder, terwijl de ombudsfunctie juist breder kijkt en adviseert over achterliggende verbeteringen die de individuele melding overstijgen. De ombudsfunctionaris is onpartijdig en kan zodoende een bemiddelende rol spelen tussen een melder en de organisatie. De vertrouwenspersoon daarentegen staat aan de zijde van de melder en bij het aanpakken van de problematiek.

Het maakt niet uit bij wie je je als eerste meldt: de vertrouwenspersoon en de ombudsfunctionaris zullen in overleg zo nodig naar elkaar verwijzen of elkaar inschakelen. De rollen zijn aanvullend.