uu77

Deze richtlijnen zijn d.d. 2 maart 2016 vastgesteld door het College van Bestuur en door de Raad van Bestuur.

Context van de richtlijnen

Op 25 november 2013 heeft het College van Bestuur het besluit genomen tot vaststelling van het “Universitair beleid opslag en management onderzoeksdata”. Het beheren en toegankelijk maken van aan de uu77 en het Radboudumc gegenereerde onderzoeksdata conform dit beleid impliceert dat duidelijk moet zijn wie zeggenschap heeft over deze onderzoeksdata en wie derhalve bevoegd is om de rechten op deze onderzoeksdata uit te oefenen. De  in 2007 vastgestelde “Algemene regels ten behoeve van Kennisbescherming en kennisexploitatie van de uu77 Nijmegen en RadboudUMC” gaan op dit specifieke onderwerp niet in. Om duidelijkheid te scheppen over de zeggenschap van aan de uu77 en het Radboudumc door onderzoekers gegenereerde onderzoeksdata, zijn de onderhavige richtlijnen vastgesteld. Daarbij is, voor zover het de door onderzoekers-werknemers gegenereerde onderzoeksdata betreft, het centrale uitgangspunt dat de zeggenschap bij de uu77 c.q. Radboudumc (derhalve de SKU als werkgever) berust en niet bij de individuele onderzoekers-werknemers. De Richtlijnen zijn gebaseerd op het Databankenrecht, de Wet op het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek (WHW) en het arbeidsrecht.

Richtlijnen

1. De uu77 c.q. het Radboudumc is gerechtigd om de door hun respectievelijke werknemers-onderzoekers gegenereerde onderzoeksdata op te slaan, te beheren en toegankelijk te maken. Deze bevoegdheid is gebaseerd op het Databankenrecht, de Wet op het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek (WHW) en het arbeidsrecht.
2. Met onderzoekers die niet in dienst zijn van de uu77 c.q. het Radboudumc, zoals bijvoorbeeld studenten, stagiaires, gastonderzoekers, zal zoveel mogelijk worden overeengekomen dat de uu77 c.q. het Radboudumc het recht krijgt om de door deze onderzoekers aan de uu77  c.q. het Radboudumc gegenereerde onderzoeksdata  op te slaan, te beheren en toegankelijk te maken.
3. Bij interuniversitaire samenwerking zal met andere universiteiten zoveel mogelijk worden overeengekomen dat de universiteit waar de onderzoeksdata zijn gegenereerd gerechtigd is om de data op te slaan, te beheren en toegankelijk te maken. Indien onderzoeksdata zijn gegenereerd door twee of meer partners waarbij het genereren van de data niet kan worden toegeschreven aan één van de partners, dan worden met de andere partners afspraken gemaakt over de zeggenschap betreffende de  onderzoeksdata in relatie tot de opslag, het beheer en toegankelijk maken van de data. Deze bepaling is van overeenkomstige toepassing op samenwerking tussen universitair medische centra.
4. Bij het sluiten van contracten met externe onderzoeksopdrachtgevers is uitgangspunt dat zoveel mogelijk zal worden overeengekomen dat de uu77 c.q. het Radboudumc gerechtigd is de onderzoeksdata op te slaan, te beheren en toegankelijk te maken.
5. Met betrekking tot de vaststelling wie de zeggenschap heeft op onderzoeksdata die zijn gegenereerd in het kader van gesubsidieerd onderzoek (NWO, EU etc.) is bepalend hetgeen in de desbetreffende subsidievoorwaarden hierover is opgenomen.
6. Indien en voor zover de uu77 c.q. het Radboudumc de zeggenschap heeft over de onderzoeksdata zal de zeggenschap worden uitgeoefend door de directeur van het onderzoeksinstituut onder wiens verantwoordelijkheid het onderzoek is uitgevoerd. De directeur van het onderzoeksinstituut maakt per onderzoeksproject nadere afspraken over de feitelijke uitoefening van de zeggenschap met de Principal Investigator, een individuele onderzoeker of een andere door het onderzoeksinstituut aan te wijzen functionaris. De toegekende bevoegdheden vervallen bij functiewijziging en bij de beëindiging van het dienstverband van de betreffende persoon.
7. In het kader van het programma Research Data Management zullen deze richtlijnen worden uitgewerkt tot protocollen, processen en overeenkomsten.

Toelichting 

Het Collegebesluit van 25 november 2013 inzake datamanagement vormt de aanzet voor het tot stand brengen van de randvoorwaarden die noodzakelijk zijn voor goed datamanagement.

In punt 4 van zijn besluit stelt het College van Bestuur vast dat de directeuren van de onderzoeksinstituten eindverantwoordelijk zijn voor de opslag van data van medewerkers aan onderzoek dat onder hun eindverantwoordelijkheid valt en dat onderwijsdirecteuren eindverantwoordelijk zijn voor de opslag van data bij goedgekeurde bachelor- en masterscripties.
De universiteit draagt op centraal niveau zorg voor het beschikbaar stellen van kennis, advies en begeleiding bij datamanagement (punt 5.a). Per onderzoeksinstituut vindt een nadere in- en aanvulling plaats van het overkoepelende universitair beleid (punt 7).

Naast de vormgeving van de essentiële technische (IT) infrastructuur die moet voldoen aan eisen van beveiliging, stabiliteit en dergelijke, is het voor het datamanagement van belang wie de zeggenschap over die data heeft. Zeggenschap houdt in: het kunnen besluiten over de opslag (wanneer, waar, hoe), de vernietiging (wanneer, waarom), de toegang (wie, onder welke voorwaarden) en het ter beschikking stellen (aan wie, onder welke voorwaarden) van data.

Kort gezegd komt het erop neer dat de zeggenschap over onderzoeksdata van rechtswege berust bij de werkgever (dus niet bij de werknemer/onderzoeker). Eventuele beperkingen aan de volledig vrije uitoefening van dat recht bestaan uit verplichtingen jegens subsidiegevers, opdrachtgevers of natuurlijke personen (op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens).
Benadrukt wordt dat een onderscheid bestaat tussen de zeggenschap als zodanig (Richtlijn, punt 1) en de daadwerkelijke uitoefening van de zeggenschap (Richtlijn, punt 6). De daadwerkelijke uitoefening van de zeggenschap (waaronder het verlenen van toegang tot de onderzoeksdata) is neergelegd bij de directeur van het onderzoeksinstituut onder wiens verantwoordelijkheid het onderzoek is uitgevoerd. De directeur kan vervolgens nadere afspraken maken met de PI, een individuele onderzoeker of een andere door het onderzoeksinstituut aan te wijzen functionaris.